Apa Itu Ekstranet? Ini Pengertian, Contoh dan Manfaatnya

Ekstranet adalah sebuah sistem jaringan komputer yang digunakan untuk berkomunikasi dan berbagi informasi antara beberapa organisasi atau perusahaan yang terhubung dalam satu jaringan. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian ekstranet, memberikan contoh penggunaannya, dan menjelaskan manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan ekstranet. Dengan membaca artikel ini, Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang teknologi ekstranet dan bagaimana hal ini dapat membantu meningkatkan produktivitas bisnis Anda.

Sebelum kemunculan software-as-a-service dan komputasi awan, organisasi telah menggunakan extranet untuk memberikan akses yang aman dan terkontrol kepada mitra eksternal dan pihak ketiga terpercaya lainnya ke dalam aplikasi, informasi, dan proses internal mereka. 

Di era digital saat ini yang ditandai dengan ekosistem korporat yang semakin berkembang, jaringan pribadi ini terus melayani sebagai sarana penting untuk berbagi pengetahuan dan kolaborasi dengan pemasok, vendor, dan pelanggan. Dengan semakin kompleksnya jaringan bisnis dengan banyak pemangku kepentingan, extranet memainkan peran penting dalam memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang aman antara organisasi dan mitra eksternal mereka.

Apa Itu Ekstranet?

Extranet adalah jaringan pribadi yang terkontrol dengan hati-hati untuk memfasilitasi kolaborasi antara bisnis dengan mitra eksternal, pelanggan, atau pemasoknya, seperti yang didefinisikan oleh Gartner. Jaringan kolaboratif berbasis internet ini dirancang untuk memungkinkan hubungan antarperusahaan dengan aman melalui penautan antara sebuah perusahaan dengan mitra eksternalnya. Untuk membuat extranet, organisasi menggunakan aplikasi dan teknologi berbasis internet untuk memperluas data dan proses bisnis internal ke mitra eksternal yang dapat dipercaya di luar batas organisasi mereka.

Dalam perspektif jaringan, tim IT membangun extranet dengan mengambil aplikasi yang sebelumnya dikembangkan untuk pengguna internal, seringkali di intranet, dan menjadikannya tersedia untuk mitra bisnis atau pelanggan tertentu. Akses ke extranet hanya diberikan kepada individu yang telah diberikan kredensial akses yang aman, sehingga jaringan hanya dapat diakses oleh pengguna yang di otorisasi. Dengan memungkinkan kolaborasi dan berbagi data yang aman antara bisnis dan mitra eksternal mereka, extranet telah menjadi alat penting dalam membangun kepercayaan dan mendorong inovasi di lingkungan bisnis yang sangat terhubung saat ini.

Kunci Utama Pembahasan Ekstranet

Extranet memberikan akses terkontrol kepada mitra dan pelanggan sebuah organisasi untuk informasi atau aplikasi yang biasanya hanya tersedia bagi karyawan internal. Seperti intranet, extranet dapat meningkatkan keterlibatan dan efisiensi.

Extranet modern menawarkan kemampuan yang kuat, seperti opsi komunikasi yang beragam, alat manajemen proyek, penyimpanan dokumen, dan integrasi aplikasi. Fitur-fitur ini meningkatkan pengalaman kolaborasi secara keseluruhan. Kemampuan ini memungkinkan organisasi dan mitra eksternalnya untuk lebih mudah mengorganisir, melacak, dan berbagi data.

Namun, organisasi harus mempertimbangkan biaya, keamanan, dan pelatihan sebelum berinvestasi dalam extranet. Menerapkan extranet memerlukan investasi sumber daya yang signifikan, termasuk sumber daya finansial dan manusia, untuk memastikan bahwa extranet digunakan secara efektif dan aman terhadap ancaman siber potensial. Pelatihan yang tepat dan onboarding semua pengguna juga diperlukan untuk memastikan extranet digunakan secara efisien dan optimal.

Mengenal Ekstranet

Extranet adalah platform atau situs web yang memberikan akses kepada pihak ketiga yang terpercaya, seperti vendor, pemasok, dan klien sebuah organisasi, untuk informasi atau aplikasi yang biasanya hanya tersedia bagi karyawan pada jaringan internal organisasi tersebut. Dalam beberapa kasus, extranet merupakan perpanjangan aman dari jaringan internal sebuah organisasi.

Istilah "extranet" pertama kali muncul pada akhir tahun 1990-an ketika organisasi mulai mengeksplorasi penggunaan teknologi internet untuk memfasilitasi kolaborasi dan berbagi pengetahuan dengan pihak eksternal. Meskipun extranet kurang umum digunakan saat ini, perusahaan yang memerlukannya dapat memanfaatkan kemampuan internet modern dan menerapkan teknologi manajemen akses yang canggih untuk memastikan pengendalian ketat terhadap akses extranet.

Dengan memberikan akses terkontrol ke informasi dan aplikasi kepada pihak eksternal, extranet dapat meningkatkan kolaborasi dan meningkatkan berbagi pengetahuan antara organisasi dan mitra mereka. Namun, penggunaan extranet memerlukan pertimbangan yang hati-hati terhadap keamanan dan manajemen akses, serta biaya yang terkait dengan penerapan dan pemeliharaan extranet. Meskipun demikian, extranet tetap menjadi alat yang berharga bagi organisasi yang memerlukan kolaborasi yang aman dan terkontrol dengan mitra eksternal mereka.

Ekstranet vs Intranet: Apa Bedanya?

Di era teknologi saat ini, penting untuk memahami perbedaan antara intranet dan extranet. Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama dalam memfasilitasi komunikasi, kolaborasi, dan berbagi pengetahuan di antara pengambil keputusan utama, keduanya memiliki perbedaan yang jelas.

Intranet adalah jaringan pribadi yang dibuat oleh sebuah organisasi untuk memberikan akses kepada karyawan untuk aplikasi internal, informasi, dan layanan. Dengan kata lain, intranet adalah situs web internal yang hanya bisa diakses oleh karyawan organisasi tersebut. Intranet menyediakan platform untuk berbagi informasi, mengelola proyek, dan berkolaborasi dengan rekan kerja. Dengan menyediakan akses ke sumber daya seperti kebijakan perusahaan, materi pelatihan, dan informasi manfaat, intranet mendorong keterlibatan karyawan dan meningkatkan produktivitas.

Di sisi lain, extranet adalah perluasan dari intranet yang memungkinkan mitra atau pelanggan tertentu di luar organisasi untuk mengakses aplikasi, informasi, dan layanan tertentu. Meskipun extranet menyediakan banyak manfaat yang sama dengan intranet, seperti kolaborasi dan komunikasi, extranet memungkinkan pemangku kepentingan eksternal untuk terlibat dengan organisasi. Hal ini membuat extranet menjadi alat yang penting bagi bisnis yang perlu berbagi data sensitif dengan mitra atau pelanggan mereka.

Perlu dicatat bahwa baik intranet maupun extranet dirancang untuk aman, dengan firewall dan kontrol akses yang ditempatkan untuk mencegah akses yang tidak sah. Secara ringkas, sementara intranet digunakan untuk berbagi informasi dan berkolaborasi secara internal di antara karyawan, extranet memungkinkan pemangku kepentingan eksternal untuk mengakses aplikasi, informasi, dan layanan tertentu secara aman dan terkendali.

Berikut adalah deskripsi yang lebih terperinci dan terorganisir tentang perbedaan antara intranet dan extranet:

INTRANET:
- Jaringan pribadi yang terkendali yang menyediakan akses aplikasi dan informasi yang aman hanya untuk karyawan
- Digunakan untuk bisnis intelijen, berbagi pengetahuan, manajemen konten, kolaborasi karyawan, dan manajemen dokumen
- Dimiliki oleh satu organisasi
- Diatur oleh satu organisasi
- Akses terbatas hanya untuk personel yang diotorisasi
- Menyediakan platform untuk komunikasi internal, manajemen proyek, dan berbagi sumber daya
- Meningkatkan keterlibatan karyawan, produktivitas, dan efisiensi
- Memastikan bahwa informasi sensitif dijaga dengan aman dan rahasia
- Mengurangi risiko pelanggaran data dan serangan siber

EXTRANET:
- Jaringan pribadi yang terkendali yang menyediakan akses aplikasi dan informasi yang aman kepada pihak ketiga, seperti pemasok atau pelanggan
- Digunakan untuk kolaborasi dan berbagi pengetahuan dengan mitra, pengembangan khusus, media sosial perusahaan, dan situs web dan portal mitra atau pelanggan
- Mungkin dimiliki oleh satu organisasi atau beberapa organisasi
- Mungkin diatur oleh perjanjian kontrak antara organisasi atau organisasi dan individu
- Akses terbatas hanya untuk pihak ketiga yang diotorisasi
- Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara organisasi dan mitra atau pelanggan mereka
- Memungkinkan berbagi data dan sumber daya sensitif dengan pemangku kepentingan eksternal yang terpercaya
- Mempercepat proses bisnis dan meningkatkan hubungan pelanggan
- Meningkatkan efisiensi manajemen rantai pasokan dan hubungan vendor
- Memerlukan protokol keamanan yang ketat untuk memastikan kerahasiaan dan integritas informasi yang dibagikan.

Mengapa Extranet Penting Bagi Bisnis?

Meskipun platform kolaborasi telah muncul yang memungkinkan tim yang tersebar untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara jarak jauh secara real time, namun platform tersebut tidak cocok untuk proyek dan tugas yang lebih kompleks seperti koordinasi rantai pasokan, transaksi keuangan, manajemen proyek, dan interaksi dengan pelanggan. Extranet memungkinkan bisnis untuk mengambil data dan layanan digital yang biasanya hanya tersedia di jaringan internal mereka dan membagikannya dengan pihak ketiga yang penting. Extranet menawarkan organisasi cara untuk mengundang pihak di luar perusahaan ke dalam sistem informasi mereka untuk melakukan bisnis.

Platform extranet saat ini jauh lebih canggih dan serbaguna daripada extranet di masa lalu, dengan menawarkan berbagai opsi komunikasi, alat manajemen proyek, penyimpanan dokumen, dan integrasi aplikasi. Dalam kasus di mana bisnis harus bekerja sama dengan mitra dan pelanggan untuk berhasil, extranet seringkali menjadi suatu kebutuhan. Dengan extranet, bisnis dapat memanfaatkan sumber daya dan keahlian digital internal mereka, memungkinkan mereka membentuk kemitraan strategis, menyederhanakan komunikasi, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Jenis-Jenis Extranet

Karena extranet modern dapat memberikan berbagai kemampuan seperti berbagi file besar, memungkinkan percakapan waktu nyata, dan sinkronisasi kalender dan timeline, platform interaktif digital ini dapat memiliki beberapa bentuk. Extranet terus digunakan secara luas di lingkungan manufaktur tempat mereka pertama kali muncul, memungkinkan pemasok, distributor, mitra logistik, tim pengembangan produk, dan orang lain untuk bekerja lebih lancar dalam menciptakan, membangun, menjual, dan mengangkut barang.

Namun, extranet memiliki beragam aplikasi yang melintasi fungsi organisasi:

Extranet proyek dapat digunakan untuk mengcentralisasi dan mengkoordinasi tugas manajemen proyek, memberikan ruang kerja bersama dengan akses ke dokumen dan aplikasi bersama. Arsitek dan pembangun, misalnya, menggunakan extranet proyek untuk mengelola jadwal, material, dan detail proyek lainnya.

Extranet integrasi memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan perangkat lunak dan aplikasi internal perusahaan ke dalam satu platform extranet, seringkali secara waktu nyata, untuk kolaborasi antara beberapa pihak. Industri otomotif, misalnya, memiliki beberapa extranet integrasi yang menghubungkan organisasi dalam ekosistem pembuatan mobil.

Extranet logistik adalah platform kolaboratif yang memungkinkan organisasi mengelola proses logistik di beberapa tahap. Mereka dapat mencakup lembar kerja manufaktur, katalog vendor, dan kemampuan rekonsiliasi keuangan. Penjual eceran, pengirim, dan pelanggan sering menggunakan satu extranet logistik untuk melacak produk dari penjualan hingga pengiriman.

Extranet keuangan memungkinkan perusahaan untuk bertukar data keuangan yang rahasia dan melakukan transaksi secara aman dan cepat. Misalnya, firma akuntansi dapat menggunakan extranet keuangan untuk mengakses informasi keuangan penting dari kliennya selama musim pajak.

Extranet pelanggan sering berbentuk platform atau portal yang memungkinkan pelanggan melakukan beberapa fungsi layanan mandiri, atau melaporkan dan berbagi informasi secara otomatis. Sebagai contoh, portal klien memungkinkan pengacara dan firma hukum berbagi informasi secara aman online dengan klien mereka.

Extranet informasi karyawan dapat digunakan untuk menyebarluaskan informasi penting dan alat seperti timesheet atau saran karyawan. Extranet ini sangat berguna untuk organisasi dengan staf depan yang besar dan tersebar yang tidak memiliki akses jaringan, seperti restoran atau perhotelan, atau dalam hal waralaba.

Keuntungan dan Kerugian Ekstranet

Extranet adalah jenis jaringan yang dapat menghubungkan organisasi dengan pihak eksternal, termasuk karyawan, pelanggan, dan mitra. Mereka menawarkan berbagai manfaat, namun ada juga beberapa kelemahan yang perlu dipertimbangkan.

Keuntungan:

1. Meningkatkan keterlibatan dan komunikasi: Extranet dapat berfungsi sebagai platform umum untuk pembaruan perusahaan, pengumuman, dan informasi untuk meningkatkan keterlibatan secara internal dan di antara mitra.
2. Meningkatkan produktivitas: Extranet dapat meningkatkan efisiensi organisasi dengan mengkonsolidasikan informasi dan kemampuan penting dalam satu lokasi terpusat, terutama untuk tugas, proyek, dan alur kerja yang kompleks.
3. Kolaborasi dan berbagi pengetahuan yang lancar: Dengan extranet, pihak di luar organisasi dapat dengan mudah berbagi dokumen dan data, menerima pembaruan waktu nyata, dan berkolaborasi lebih lancar.
4. Keamanan yang lebih baik: Ketika organisasi berinvestasi dalam perlindungan data yang tepat, keamanan, dan kontrol akses, extranet menyediakan lingkungan yang lebih terkendali untuk kolaborasi daripada email.
5. Integrasi dan penyederhanaan proses: Extranet dapat membantu organisasi mengkonsolidasikan proses seperti penjualan online, pelacakan pesanan, dan pengelolaan data, serta menyederhanakan antarmuka bagi mitra atau pelanggan.
6. Peningkatan hubungan dengan mitra atau pelanggan: Dengan memfasilitasi lingkungan yang lebih kolaboratif dan terintegrasi, extranet dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dan mitra serta menciptakan hubungan yang lebih erat dengan pemangku kepentingan kunci.
7. Fleksibilitas yang lebih besar: Extranet memungkinkan mitra dan pelanggan yang berlokasi jauh dan bergerak untuk mengakses informasi bisnis inti dan aplikasi kapan saja dan di mana saja.

Kelemahan:

1. Biaya: Membuat dan mempertahankan extranet secara internal mungkin memerlukan investasi modal yang besar, yang bisa menjadi tantangan di era komputasi awan.
2. Persyaratan keamanan: Meskipun extranet adalah lingkungan yang lebih terkendali dan dilindungi untuk bekerja dengan pihak ketiga daripada email, akses jaringan yang diberikan kepada pihak luar membawa risiko. Organisasi harus berinvestasi dalam keamanan yang kuat untuk melindungi data properti atau rahasia serta melatih staf untuk menjaga informasi tetap aman.
3. Pelatihan dan manajemen perubahan: Perusahaan yang menyediakan extranet harus menawarkan pelatihan dan onboarding bagi pengguna baru agar dapat menggunakan platform dengan efektif.
4. Interaksi yang lebih sedikit secara langsung: Extranet dapat mengurangi sentuhan pribadi yang terjadi ketika pelanggan dan mitra bisnis bertemu secara langsung.

Contoh Ekstranet di Perusahaan

Extranet saat ini digunakan secara luas oleh organisasi dari berbagai ukuran, industri, dan lokasi geografis sebagai tambahan pada alat IT mereka. Beberapa extranet yang mungkin sudah Anda gunakan adalah yang disediakan oleh penyedia logistik, seperti FedEx atau UPS, yang memungkinkan pelanggan pengiriman untuk mengakses pembaruan pelacakan secara real time. Berikut adalah contoh bagaimana industri lain menggunakan extranet:

1. Bank dan perusahaan layanan keuangan: Mereka menggunakan extranet untuk memungkinkan pelanggan melakukan transaksi, seperti perbankan online, dan mengakses informasi keuangan dengan aman.
2. Agen pemerintah: Misalnya, Internal Revenue Service (IRS) AS menggunakan extranet untuk memungkinkan warga atau bisnis mengirimkan dokumen secara online, seperti pengembalian pajak atau aplikasi.
3. Pemasok: Mereka menggunakan extranet untuk membuat katalog dan sistem pemesanan tersedia untuk vendor. Ini membantu menyederhanakan proses pengadaan dan meningkatkan komunikasi antara pemasok dan vendor.
4. Perusahaan desain dan arsitektur: Mereka menggunakan extranet untuk memberikan akses klien pada pekerjaan desain dan pengembangan yang sedang berlangsung. Klien dapat meninjau dan memberikan umpan balik pada desain, jangka waktu proyek, dan aspek lain dari pekerjaan.
5. Institusi pendidikan: Extranet telah menjadi teknologi yang populer bagi institusi pendidikan untuk memungkinkan pembelajaran dan administrasi online. Guru dapat membuat kursus online, mengunggah materi pelajaran, dan berkomunikasi dengan siswa, sementara siswa dapat mengakses sumber daya, mengirimkan tugas, dan berinteraksi satu sama lain dalam lingkungan yang aman dan kolaboratif.

Secara keseluruhan, extranet telah menjadi alat penting bagi banyak industri, memungkinkan kolaborasi yang aman dan efisien antara organisasi dan mitra eksternal mereka.

5 Tips Membuat Ekstranet

Jika organisasi Anda memutuskan untuk membangun atau membeli extranet untuk berkolaborasi dengan mitra atau pelanggan, ada beberapa praktik terbaik yang perlu diingat untuk memastikan sistem tersebut dapat digunakan dan aman. Berikut adalah beberapa tips:

1. Mulailah dengan mengidentifikasi tujuan bisnis: Tentukan tujuan extranet sebelum menginvestasikan teknologi apa pun. Penting untuk memahami apa yang ingin dicapai dengan extranet, baik itu untuk meningkatkan kolaborasi atau menyederhanakan proses.

2. Tentukan tugas dan fungsionalitas yang akan diaktifkan: Setelah tujuan akhir jelas, tentukan tugas dan fungsionalitas yang ingin (dan dapat) disediakan kepada pengguna extranet, dan sesuaikan pilihan dengan tujuan tersebut. Ini akan memandu pilihan Anda terkait dengan alat, desain, dan lainnya.

3. Investasikan keamanan sejak awal: Keamanan yang kuat sangat penting ketika mengundang pihak ketiga untuk mengakses data dan sistem internal Anda. Melibatkan tim keamanan Anda dari awal untuk memastikan pertimbangan keamanan data sudah termasuk dalam desain.

4. Pertimbangkan pengalaman pengguna: Extranet saat ini bisa jauh lebih dari sekadar pertukaran informasi; pengguna mengharapkan pengalaman digital yang baik. Ini berarti menginvestasikan alat dan kemampuan yang meningkatkan pengalaman mitra atau pelanggan.

5. Perencanaan untuk mobilitas ke depan: Sebagian besar pengguna sekarang mengharapkan dapat mengakses tugas kunci secara mobile, jadi pastikan untuk memperhatikan pengalaman mobile dalam desain.

Extranet telah menjadi alat yang sangat penting untuk berbagi pengetahuan dan berkolaborasi di antara pemangku kepentingan terpenting organisasi dalam berbagai industri. Dengan menginvestasikan extranet yang aman, mudah digunakan, dan fungsional, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan membangun hubungan yang lebih baik dengan mitra, pemasok, dan pelanggan.

FAQ Ekstranet

Berikut adalah jawaban yang lebih terperinci mengenai pertanyaan tentang extranet:

1. Apa itu extranet?
- Pada tingkat yang paling dasar, extranet adalah platform berbasis internet yang memberikan pihak ketiga di luar organisasi akses ke informasi atau aplikasi yang biasanya hanya tersedia untuk pengguna internal pada jaringan organisasi sendiri.

2. Apa tujuan dari extranet?
- Extranet adalah jaringan pribadi yang terkontrol dengan konektivitas internet yang "memfasilitasi hubungan antarperusahaan dengan menghubungkan sebuah perusahaan dengan pemasok, pelanggan, atau mitra bisnis eksternal lainnya," seperti yang didefinisikan oleh Gartner. Dengan menggunakan aplikasi dan teknologi yang berasal dari internet, organisasi menciptakan extranet untuk memperluas proses bisnis internal mereka secara aman kepada mitra-mitra terpercaya.

3. Bagaimana extranet digunakan?
- Extranet dapat digunakan dalam berbagai cara untuk berkolaborasi dengan pihak ketiga, seperti pemasok, vendor, pelanggan, dan distributor. Extranet modern menawarkan kemampuan yang kuat, termasuk opsi komunikasi yang beragam, alat manajemen proyek, penyimpanan dokumen, dan integrasi aplikasi. Beberapa jenis umumnya termasuk extranet keuangan, portal manajemen proyek, extranet logistik, pusat informasi karyawan, dan portal pelanggan.

4. Industri apa yang menggunakan extranet?
- Produsen adalah beberapa perusahaan pertama yang mengembangkan solusi extranet untuk berkolaborasi dan merencanakan secara lebih efektif dengan mitra rantai pasokan mereka. Saat ini, berbagai jenis organisasi, dari segala ukuran dan lintas industri, menggunakan extranet, termasuk layanan keuangan, transportasi dan logistik, perhotelan dan restoran, pemerintah dan sektor publik, konsultasi, teknologi, dan ritel.

5. Apa itu extranet dengan contohnya?
- Extranet menyediakan mitra eksternal organisasi dengan akses ke informasi dan aplikasi internal tertentu. Mereka sangat efektif dalam kasus di mana sebuah organisasi perlu berbagi volume data yang besar. Sebagai contoh, firma akuntansi dapat menggunakan extranet untuk mengakses fakta dan angka penting dari klien mereka selama musim pajak, dan produsen dapat menggunakan extranet untuk bertukar informasi dengan pemasok.

6. Bagaimana cara membuat solusi extranet yang dioptimalkan?
- Untuk memberikan extranet yang efektif dan aman, sebuah organisasi harus terlebih dahulu menargetkan hasil bisnis yang diinginkan. Hanya setelah itu pemimpin dapat memilih alat, fungsionalitas, dan keamanan terbaik untuk memberikan pengalaman pengguna yang diinginkan.

7. Apa perbedaan antara intranet dan extranet?
- Intranet adalah jaringan pribadi yang dibuat oleh sebuah organisasi untuk memberikan karyawan mereka akses ke aplikasi, informasi, dan layanan internal. Extranet pada dasarnya adalah intranet yang dibuat oleh