Apa itu Konsolidasi ERP: Pengertian, Manfaat, dan Implementasinya

 Konsolidasi ERP adalah proses penggabungan beberapa sistem ERP yang ada menjadi satu sistem yang lebih terpadu dan efisien. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengertian konsolidasi ERP, manfaatnya, dan bagaimana mengimplementasikannya dalam bisnis Anda. Baca selengkapnya di sini.

Seiring bisnis tumbuh dan operasinya menjadi semakin kompleks, biasanya mereka akan menambahkan sistem perangkat lunak baru seperti sistem manajemen inventaris, perangkat lunak khusus untuk membantu mengelola akun bayar (AP) dan akun terima (AR), atau manajemen hubungan pelanggan (CRM) — dan semua solusi tersebut bisa diatasi dengan satu sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Ketahui juga Perbedaan CRM dan ERP agar Anda tidak keliru dengan kedua aplikasi ini.

Namun, karena adanya merger, akuisisi, dan unit bisnis baru, beberapa bisnis justru memiliki beberapa sistem ERP. Konsolidasi ke satu ERP mungkin memerlukan biaya awal dan kerja migrasi, tetapi efisiensi jangka panjang dan penghematan biaya seringkali jauh lebih besar daripada investasi waktu dan uang.

Pertimbangkan keuntungan dan kerugian konsolidasi ERP ketika memutuskan apakah hal ini cocok untuk bisnis Anda.

Apa itu Konsolidasi ERP? 

Konsolidasi ERP merujuk pada proses penggabungan beberapa sistem ERP dan basis data ke dalam satu platform ERP tunggal. Ini memungkinkan karyawan yang berwenang untuk mengakses data keuangan, produk, karyawan, dan pelanggan dengan masuk ke satu sistem pusat.

Dalam menjalankan konsolidasi, bisnis dapat memilih salah satu sistem ERP yang ada untuk digunakan dalam konsolidasi. Namun, proyek konsolidasi ERP adalah kesempatan yang baik untuk mengeksplorasi opsi alternatif yang lebih sesuai dengan visi jangka panjang perusahaan sebelum membuat keputusan akhir.

Memelihara beberapa sistem ERP bisa sangat mahal bagi bisnis, karena setiap vendor memerlukan pembayaran untuk menjaga sistem operasional. Selain itu, memiliki banyak sistem dapat menyebabkan data yang tidak konsisten atau tidak akurat, yang memicu masalah komunikasi antara departemen yang menggunakan perangkat lunak yang berbeda. Mengadopsi satu sistem ERP berarti hanya ada satu set data yang harus dikelola dan diamankan, dan semua orang memiliki akses ke informasi yang sama, yang dapat mengarah pada penghematan biaya TI dan peningkatan efisiensi di seluruh organisasi.

Sistem ERP tunggal memungkinkan pelacakan dan manajemen semua data produk dan layanan yang disimpan dalam satu lokasi. Ini mencakup penyimpanan yang aman untuk informasi pelanggan, vendor, dan karyawan, kontrak, riwayat komunikasi, dan preferensi pembayaran dalam satu sistem. Dengan mengonsolidasikan beberapa sistem ERP, bisnis bahkan dapat menemukan peluang baru untuk mengoptimalkan operasi mereka.

 

Mengapa Bisnis Memiliki Lebih dari Satu Sistem ERP

Bisnis mungkin memiliki lebih dari satu sistem ERP karena dua alasan utama:

1. Membeli beberapa sistem untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda. Pada perusahaan yang lebih besar, departemen mungkin memiliki kebutuhan yang sangat berbeda, sehingga perlu menggunakan sistem ERP yang terpisah dan disesuaikan untuk setiap departemen.

2. Merger dan akuisisi. Ketika perusahaan yang berbeda dengan sistem ERP yang berbeda bergabung atau diakuisisi, perusahaan yang baru akan memiliki beberapa sistem ERP.

Jika suatu perusahaan mengoperasikan dua atau lebih divisi yang berbeda dengan kebutuhan dan tujuan yang berbeda, mempertahankan dua sistem ERP mungkin masih dapat dibenarkan, meskipun harus menanggung biaya tambahan. Namun, jika sistem ERP yang digunakan menawarkan fitur yang serupa, maka perusahaan harus mempertimbangkan konsolidasi ERP. Misalnya, jika suatu perusahaan bergabung dengan pesaing yang menawarkan produk yang serupa, maka konsolidasi ERP akan menjadi pilihan yang tepat.

Tantangan Konsolidasi ERP

Ketika mengkonsolidasikan beberapa sistem ERP, organisasi mungkin menghadapi berbagai tantangan yang memerlukan perencanaan dan pelaksanaan yang teliti. Salah satu tantangan utama adalah memilih sistem ERP yang paling cocok yang sejalan dengan industri, model bisnis, dan persyaratan keuangan. Tantangan lainnya adalah migrasi data, yang melibatkan ekspor informasi dari database lama, memperbarui data agar sesuai dengan persyaratan sistem baru, mengimpor semuanya ke database baru, dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul selama proses tersebut. Proses ini dapat memakan waktu dan mahal, terutama untuk data keuangan dan pelanggan.

Selain itu, penerapan sistem ERP baru dapat menyebabkan gangguan kerja, yang mengakibatkan waktu henti sementara. Karyawan mungkin perlu menjalani pelatihan untuk menjadi terampil dalam sistem baru, yang dapat menyebabkan hilangnya produktivitas. Untuk mengatasinya, memilih sistem dengan dukungan dan materi pembelajaran yang kuat dapat membantu mengurangi kekhawatiran dan memastikan transisi yang mulus.

Penerimaan karyawan juga sangat penting, karena beberapa orang mungkin enggan beralih ke sistem baru, terutama jika mereka sudah terbiasa dengan sistem lama. Meminta umpan balik dari tenaga kerja sebelum dan selama proses implementasi dan menjelaskan bagaimana sistem baru akan meningkatkan proses kerja mereka dapat membantu mendorong adopsi pengguna.

Biaya adalah faktor penting lainnya yang perlu dipertimbangkan, karena sistem ERP dapat mahal, terutama jika ada kebutuhan kustomisasi atau pengguna yang banyak. Mengonsolidasikan beberapa sistem ERP dapat melibatkan biaya awal yang besar, termasuk waktu yang dihabiskan untuk menerapkan sistem baru dan melatih karyawan.

Tingkat kesulitan tantangan-tantangan ini dapat bervariasi tergantung pada tenaga kerja dan sistem yang sudah ada di organisasi. Dengan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat, sistem ERP yang tepat dan rencana konsolidasi yang baik dapat menghasilkan hasil yang luar biasa dan membantu meningkatkan proses bisnis secara keseluruhan.

3 Langkah untuk Menentukan Apakah Konsolidasi ERP Tepat untuk Bisnis Anda

Untuk menentukan apakah konsolidasi ERP tepat untuk bisnis Anda, Anda harus mengikuti tiga tahapan yang rinci berikut:

Tahap 1: Analisis dan Pemahaman Dampak Konsolidasi

Analisis yang hati-hati terhadap keuntungan dan kerugian dari konsolidasi serta memvisualisasikan bagaimana hal itu dapat memengaruhi bisnis Anda sangat penting. Analisis yang matang terhadap kebutuhan departemen dan karyawan yang berbeda, serta mempertimbangkan waktu dan usaha yang dibutuhkan untuk mengkonsolidasikan sistem ERP, harus memberi Anda pemahaman dasar tentang dampak konsolidasi pada perusahaan Anda.

Tip untuk Keberhasilan: Teliti daftar keuntungan dan kerugian untuk konsolidasi ERP di bawah ini, dengan menjelaskan bagaimana Anda membayangkan dampaknya pada bisnis Anda.

Tahap 2: Identifikasi Manfaat Strategis dan Penghematan Biaya

Anda harus mengidentifikasi biaya yang berkaitan langsung dengan ERP lama dan perangkat lunak lainnya yang akan dikonsolidasikan. Bekerja dengan tim TI dan keuangan Anda, kumpulkan detail tentang biaya saat ini dan perkiraan biaya di masa depan. Menggunakan model aliran kas diskonto (DCF) mungkin memberi Anda hasil yang paling akurat, tetapi juga membutuhkan kerja keras untuk disusun. Estimasi ROI tingkat tinggi mungkin berguna di awal, tetapi layak untuk melakukan analisis profitabilitas menyeluruh sebelum membuat komitmen besar untuk konsolidasi ERP.

Tip untuk Keberhasilan: Pertimbangkan lisensi, hosting, daya, keamanan, dukungan, dan pelatihan untuk beberapa sistem lama dibandingkan satu sistem baru. Jika beralih dari solusi on-premises ke solusi berbasis cloud, Anda mungkin menemukan penghematan yang cukup besar.

Tahap 3: Identifikasi dan Verifikasi Manfaat Bisnis

Untuk memutuskan apakah akan melanjutkan atau tidak, Anda harus menganalisis ketidak-efisienan dan biaya operasi saat ini, beban sistem, dan seperti apa operasi setelah konsolidasi. Anda dapat melihat studi kasus ERP yang disediakan oleh vendor atau publikasi industri, white paper, dan survei karyawan untuk memperkirakan bagaimana konsolidasi ERP akan menurunkan biaya melalui peningkatan operasional.

Tip untuk Keberhasilan: Pertimbangkan titik-titik sakit saat ini dalam operasi Anda, baik itu mengelola inventaris, penagihan, pengiriman, gaji, dan sebagainya. Estimasi biaya waktu atau produk yang hilang akibat ketidak-efisienan di area ini untuk mendapatkan gambaran yang baik tentang seberapa bermanfaat mengkonsolidasikan sistem ERP Anda di sana.

Secara keseluruhan, untuk menentukan apakah konsolidasi ERP tepat untuk bisnis Anda, sangat penting untuk menganalisis dampak, mengidentifikasi manfaat strategis dan penghematan biaya, serta mengidentifikasi dan memverifikasi manfaat bisnis.

Kelebihan dan Kekurangan Konsolidasi ERP

Untuk memberikan analisis yang lebih detail tentang kelebihan dan kekurangan konsolidasi ERP, pertimbangkan poin-poin berikut:

Kelebihan Konsolidasi ERP:

1. Pengalaman Pengguna yang Lebih Baik: Setelah mengkonsolidasikan sistem ERP, setiap karyawan dapat menemukan apa yang mereka butuhkan dalam satu tempat dengan antarmuka yang umum dan mudah digunakan. Hal ini seharusnya meningkatkan adopsi dan pada akhirnya mempercepat kurva pembelajaran bagi karyawan baru.

2. Peningkatan Efisiensi: Karyawan tidak perlu berhenti dari apa yang sedang mereka kerjakan, masuk ke sistem lain, mencari apa yang mereka butuhkan, dan kembali ke sistem pertama. Konteks switching sangat merugikan produktivitas dan hilang dengan sistem yang dikonsolidasikan. Sebagai keuntungan tambahan, pekerja hanya akan memerlukan satu kata sandi untuk satu sistem, yang meningkatkan keamanan data dan auditabilitas (lebih lanjut dibahas di bawah).

3. Penghematan Biaya: Mengkonsolidasikan beberapa sistem ERP dapat mengurangi biaya, karena Anda hanya perlu membayar untuk satu sistem. Anda juga menghemat biaya pelatihan, karena pekerja hanya perlu mempelajari satu sistem, dan biaya TI, karena ada lebih sedikit sistem yang harus dipelihara, ditingkatkan, dan didukung.

4. Sumber Data Tunggal: Sumber data tunggal dapat menghilangkan kesalahan dan ketidaksesuaian yang pada akhirnya merugikan pengalaman pelanggan. Memiliki satu sumber data juga memudahkan untuk menjaga keamanan data dan melakukan cadangan untuk mencegah kerugian.

5. Audit yang Disederhanakan: Ketika Anda perlu melakukan audit keuangan atau operasi, semua detail tersedia untuk tim Anda dalam satu platform. Beberapa sistem ERP juga dapat menyertakan jejak data untuk menunjukkan siapa yang mengakses catatan keuangan atau pelanggan tertentu dan melacak sumber kesalahan dan masalah.

6. Manajemen Risiko: Audit dan keamanan data mengurangi risiko pencurian oleh karyawan, pelanggaran data, dan masalah lainnya. Dengan satu sistem ERP, Anda dapat lebih baik mengelola risiko lainnya juga. Misalnya, ERP berbasis cloud memberikan kontinuitas perusahaan Anda bahkan dalam kejadian cuaca ekstrem atau bencana alam di markas.

7. Business Intelligence yang Lebih Baik: Dengan semua data Anda dalam satu tempat, laporan dan analisis yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari untuk dibuat tersedia secara real-time untuk membantu pengambilan keputusan. Indikator kinerja utama (KPI) digunakan di seluruh bisnis untuk memantau kinerja dan membantu panduan pengambil keputusan ke area yang kurang produktif untuk mengambil tindakan.

Kekurangan Konsolidasi ERP:

1. Potensi Lapsus Data: Dalam kasus yang jarang terjadi, transfer data tidak berjalan seperti yang direncanakan. Hal itu dapat menyebabkan waktu henti atau informasi yang hilang sementara sistem dipulihkan dan menciptakan pekerjaan tambahan untuk tim Anda.

2. Waktu dan Sumber Daya yang Dibutuhkan: Konsolidasi ERP memerlukan investasi waktu dan sumber daya yang besar dari departemen TI dan keuangan Anda. Selain biaya implementasi yang mungkin hanya satu kali, staf TI mungkin perlu waktu tambahan, konsultasi, dan pengembangan khusus untuk menyesuaikan sistem baru dengan kebutuhan bisnis Anda.

 

3. Kesulitan Menemukan Solusi Tunggal untuk Kebutuhan Semua Orang: Beberapa tim mungkin menginginkan solusi yang sangat disesuaikan dengan kebutuhan mereka, yang sulit untuk dicapai sambil tetap mendukung kebutuhan bisnis Anda secara keseluruhan. Mungkin ada beberapa ketidaksepakatan internal dalam mencari solusi tunggal yang sempurna untuk semua orang.

Langkah-langkah Menjamin Konsolidasi yang Lancar untuk Bisnis Anda

Langkah-langkah Komprehensif untuk Konsolidasi ERP yang Sukses

Untuk memastikan konsolidasi ERP berjalan dengan lancar dan sukses, bisnis harus mengikuti strategi implementasi ERP yang teruji. Berikut adalah langkah-langkah terperinci untuk meminimalkan tantangan dalam menggabungkan semua fungsi ke dalam satu platform:

1. Bersihkan dan Standarisasi Data

Langkah pertama adalah membersihkan sistem lama dengan menghapus data yang sudah kadaluwarsa dan tidak perlu dimigrasikan ke sistem baru. Selanjutnya, pastikan semua jenis dan format data pada sistem yang ada telah disederhanakan dan dapat digabungkan menjadi satu set data.

2. Buat Rencana Konsolidasi

Buat rencana konsolidasi yang mencakup waktu untuk tahapan-tahapan seperti mempersiapkan sistem lama, menyiapkan ERP baru, memigrasi data, melakukan uji coba, melatih karyawan, mempersiapkan pelanggan (jika diperlukan), dan akhirnya beralih ke sistem baru. Untuk mengantisipasi kemungkinan keterlambatan, pertimbangkan untuk menambahkan waktu buffer di antara tahapan tergantung dalam proses. Penting juga untuk mengakui kerja keras tim yang terlibat dengan menyediakan waktu untuk acara penghargaan setelah proyek selesai.

3. Tetapkan Tanggal Transisi

Setelah keputusan dibuat untuk melanjutkan proyek konsolidasi ERP, tentukan tanggal untuk menyelesaikan transisi. Banyak bisnis mungkin akan menjalankan beberapa sistem secara paralel sebagai jaminan jika terjadi masalah pada awal pelaksanaan.

4. Dapatkan Dukungan Para Pemangku Kepentingan dan Pengguna

Sementara tim TI dan anggota tim proyek lainnya sibuk bekerja di belakang layar, mulailah melatih para pemimpin perusahaan dan membuat mereka antusias tentang sistem ERP baru. Meskipun mungkin ada beberapa resistensi dari internal, fokus pada manfaat dan bagaimana sistem tunggal dan andal akan membuat tugas dan tanggung jawab semua orang menjadi lebih mudah. Melibatkan pengguna akhir dari awal akan memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

5. Komunikasikan Alur Kerja Baru

Dengan sistem ERP baru, pengguna dapat mengharapkan alur kerja yang lebih baik yang akan meningkatkan efisiensi dan memberdayakan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan sebaik-baiknya. Namun, penting untuk menjelaskan semua perubahan dan bagaimana sistem baru berfungsi untuk setiap kategori pengguna. Komunikasi yang efektif akan memastikan efisiensi yang lebih baik dan menjadi kemenangan bagi semua orang yang terlibat dalam proyek.

Tingkatkan Sistem ERP

Meningkatkan sistem ERP Anda adalah langkah penting menuju pertumbuhan dan keberhasilan bisnis. Di pasar yang sangat kompetitif saat ini, teknologi yang sudah usang dapat menghambat operasi bisnis dan menghalangi kemampuan Anda untuk beradaptasi dengan tren bisnis yang terus berubah.

Sistem ERP memainkan peran penting dalam mengelola berbagai aspek bisnis, termasuk manajemen keuangan, sumber daya manusia, pengendalian persediaan, dan manajemen hubungan pelanggan. Ini memungkinkan bisnis untuk menyederhanakan operasinya, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Pentingnya Peran Modernisasi ERP dalam Meningkatkan Skalabilitas dan Pertumbuhan Bisnis, hal ini perlu di perhatikan karena penting untuk pertumbuhan bisnis ke arah yang lebih baik.

Namun, seiring dengan berkembangnya teknologi, sistem ERP yang dahulu dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda mungkin tidak lagi efektif. Oleh karena itu, meningkatkan sistem ERP Anda sangat penting untuk memastikan bahwa bisnis Anda tetap kompetitif dan efisien.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk meningkatkan sistem ERP Anda:

1. Fungsionalitas yang lebih baik

Sistem ERP yang ditingkatkan menyediakan fitur dan fungsionalitas baru yang tidak tersedia dalam sistem lama. Fitur ini dapat membantu meningkatkan proses bisnis Anda, mengurangi pekerjaan manual, dan meningkatkan produktivitas.

2. Integrasi yang lebih baik

Sistem ERP baru menyediakan integrasi yang lebih baik dengan sistem lain, termasuk perangkat lunak dan aplikasi pihak ketiga, yang dapat membantu meningkatkan komunikasi dan berbagi data antara departemen yang berbeda.

3. Keamanan yang lebih baik

Sistem ERP yang usang dapat menjadi risiko keamanan besar bagi bisnis Anda. Sistem yang ditingkatkan menyediakan fitur keamanan yang lebih baik yang membantu melindungi data sensitif Anda dari ancaman siber dan pelanggaran keamanan lainnya.

4. Analisis dan pelaporan yang lebih baik

Sistem ERP yang ditingkatkan dapat membantu Anda memperoleh wawasan yang lebih baik tentang operasi bisnis Anda melalui kemampuan analisis dan pelaporan yang canggih. Anda dapat dengan mudah menghasilkan laporan dan menganalisis data untuk membuat keputusan yang berinformasi yang dapat mendorong bisnis Anda maju.

5. Skalabilitas

Seiring bisnis Anda berkembang, sistem ERP Anda perlu berkembang bersamanya. Sistem ERP yang ditingkatkan menyediakan opsi skalabilitas yang lebih baik yang dapat menampung kebutuhan bisnis Anda yang berkembang.

Sebagai kesimpulan, meningkatkan sistem ERP Anda adalah investasi yang signifikan yang dapat membantu meningkatkan operasi bisnis Anda, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Sebelum meningkatkan, sangat penting untuk melakukan evaluasi yang komprehensif terhadap sistem Anda saat ini, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan membuat rencana yang komprehensif untuk meningkatkan sistem. Dengan perencanaan dan implementasi yang hati-hati, sistem ERP yang ditingkatkan dapat membantu membawa bisnis Anda ke level berikutnya.